Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng:

Công văn phúc đáp:

- Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…

- Nội dung:

+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.

+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).

- Kết thúc: nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Công văn đề nghị (gồm cả yêu cầu và chất vấn):

- Mở đầu: nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông baó, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …).

- Nội dung:

+ Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì.

+ Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).

- Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.

Xin chân thành cám ơn!

Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở:

- Mở đầu: nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai.

- Nội dung:

+ Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh.

+ Những phương hướng và yêu cầu mới.

+ Biện pháp mới áp dụng.

- Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay ……

Công văn mời họp, mời dự đại hội:

- Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, cuộc họp.

- Nội dung:

+ Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).

+ Thành phần tham dự.

+ Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc.

+ Địa điểm.

Chú ý: nếu yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo những giấy tờ có liên quan khác hoặc những điều kiện vật chất khác thì có thể lưu ý đại biểu ở phần cuối tờ công văn.

- Kết thúc:

+ Yêu cầu các đại biểu có mặt đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định, không chấp nhận của người đi thay).

+ Nếu không giới hạn thành phần thì kết thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ.

Công văn giải thích:

- Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.

- Nội dung:

+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.

+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp

- Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).

(Theo Cẩm Nang Thư Ký)